Lleoliad:
Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel
Dyddiad: Dydd Llun, 25 Ebrill 2016
Amser: 10.30 -
13.00
|
Categori |
Enwau |
|
Aelodau: |
Keith Baldwin Angela Burns AC, Comisiynydd Eric Gregory (Cadeirydd) Hugh Widdis |
|
Swyddogion: |
Claire Clancy, Prif Weithredwr a Chlerc, a'r Swyddog Cyfrifyddu Dave Tosh, y Cyfarwyddwr Adnoddau Gareth Watts, Pennaeth Archwilio Mewnol Nia Morgan, Pennaeth y Gwasanaethau Ariannol Matthew Coe, Swyddfa Archwilio Cymru Kathryn Hughes, Clerc y Pwyllgor Buddug Saer, Dirprwy Glerc y Pwyllgor |
|
Ymddiheuriadau: |
Ann-Marie Harkin, Swyddfa Archwilio Cymru |
1.0 Eitem 1 – Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant
1.1 Croesawodd y Cadeirydd Nia Morgan i'w chyfarfod cyntaf. Nododd hefyd yr ymddiheuriad hwyr gan Ann-Marie Harkin ac anogodd bawb i roi blaenoriaeth i gyfarfodydd y Pwyllgor hwn, sy'n ymrwymiad hirsefydlog.
1.2 Datganodd y Cadeirydd ei fod yn Gyfarwyddwr Anweithredol ar Raglen Trawsnewid Cofrestru Etholiadol Swyddfa'r Cabinet.
1.3 Ni ddatganwyd dim buddiannau eraill.
2.0 Item 2 - Cofnodion a materion yn codi
ACARAC (32) Papur 1 - Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 8 Chwefror 2016
ACARAC (32) Papur 2 – Crynodeb o'r camau gweithredu
2.1 Cytunwyd bod cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 8 Tachwedd 2016 yn gywir a rhoes swyddogion y wybodaeth ddiweddaraf ganlynol ynghylch y camau gweithredu sy'n weddill.
2.2 Cadarnhaodd Dave Tosh fod papur am waith yr Adolygiad o Effeithlonrwydd Busnes wedi'i gynnwys ym mlaenraglen waith y Pwyllgor ar gyfer y cyfarfod ym mis Mehefin.
2.3 O ran y cam gweithredu ynghylch Canolfan Llywodraethiant Cymru (2.4), cadarnhaodd Claire Clancy fod y dyddiadau ar gyfer cyfarfodydd yn y dyfodol wedi cael eu pasio ymlaen ac y byddai'r eitem yn cael ei hychwanegu at y flaenraglen waith maes o law.
2.4 Byddai Kathryn Hughes yn casglu adborth gan y sylwedydd a oedd yn bresennol yng nghyfarfod mis Chwefror a'i gyflwyno mewn cyfarfod yn y dyfodol.
2.5 Câi pob cam gweithredu arall ei gynnwys fel eitem agenda yn y cyfarfod hwn, neu mewn cyfarfodydd yn y dyfodol.
Archwilio Mewnol
3.0 Eitem 3 – Adroddiad Gweithgarwch Archwilio Mewnol
ACARAC (32) Papur 3 – Adroddiad Archwilio Mewnol 2015-16
3.1 Rhoes Gareth Watts y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am waith archwilio diweddar. Ym mis Chwefror, aeth i Fforwm Archwilio Mewnol Rhyngseneddol lle y trafodwyd dulliau o ran cynllunio, diogelwch seiber a threuliau Aelodau.
3.2 Roedd Gareth wedi rhoi manylion y trafodaethau diogelwch seiber yn y fforwm i Bennaeth TGCh a Darlledu'r Comisiwn a fyddai'n rhoi sylw i'r wybodaeth hon.
3.3 Cytunwyd hefyd mai Gareth a fyddai'n cynnal archwiliadau o dreuliau Aelodau yn lle Swyddfa Archwilio Cymru yn y dyfodol, gan y byddai hyn yn fwy cost-effeithiol.
3.4 Mewn cyfarfod diweddar o'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau, cymeradwywyd yr achos busnes ar gyfer disodli'r system cyllid, a chadarnhaodd Gareth y byddai'n mynd i gyfarfodydd y bwrdd prosiect.
3.5 Yn ogystal â'r adolygiad arfaethedig o effeithiolrwydd y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau, dywedodd Gareth ei fod wedi bod yn ystyried opsiynau fel y gallai'r tîm llywodraethu roi cefnogaeth ychwanegol ar gyfer rhaglenni a phrosiectau. Anogodd y Cadeirydd iddo ystyried technegau ystwyth fel rhan o'r adolygiad hwn.
3.6 Ac yntau wedi cael ei benodi yn aelod o Bwyllgor Archwilio Coleg Gwent yn ddiweddar, disgrifiodd Gareth ei gyfraniadau a'r cyfleoedd rhwydweithio a gafwyd yn sgil hyn. Gan i Goleg Gwent weithredu system ariannol newydd yn ddiweddar, byddai'n rhannu gwybodaeth gyswllt â Nia Morgan.
4.0 Eitem 4 - Yr Adroddiad Archwilio Mewnol diweddaraf ac adroddiadau Archwilio Mewnol a ddosbarthwyd yn flaenorol
ACARAC (32) Papur 4 - Gwneud y gorau o Ystâd y Cynulliad
4.1 Cyflwynodd Gareth yr adolygiad hwn a oedd yn manylu ar y cynnydd a wnaed o ran un o flaenoriaethau corfforaethol y Comisiwn. Dywedodd wrth y Pwyllgor i Reolwr Profiad Ymwelwyr a Lleoliad newydd gael ei benodi'n ddiweddar ac y byddai hwnnw'n bwrw ymlaen â'r argymhellion.
4.2 Mewn ymateb i gwestiynau aelodau'r Pwyllgor ar adnewyddu swyddfeydd yr Aelodau, esboniodd Gareth a Dave i'r gwaith gael ei wneud fel rhan o'r rhaglen cynnal a chadw a gynlluniwyd.
4.3 Canolbwyntiodd trafodaeth bellach ar werth am arian yn y tymor hir o ran defnyddio ystâd y Cynulliad, gan gynnwys y potensial i brynu Tŷ Hywel. Cytunodd Dave i ailedrych ar y mater. Cytunwyd bod ystyriaethau ehangach ynghylch materion hygyrchedd yn ardal Bae Caerdydd yn bwysig, ond eu bod i raddau helaeth y tu allan i reolaeth y Comisiwn.
4.4 Croesawodd y Pwyllgor yr adroddiad cynhwysfawr hwn, yn enwedig o ran mynd i'r afael ag amcanion y Comisiwn. Anogwyd parhau i ddefnyddio adborth am brofiad ymwelwyr.
Camau gweithredu
- Dave i ymchwilio i opsiynau ar gyfer prynu Tŷ Hywel.
Yr adroddiadau Archwilio Mewnol a ddosbarthwyd yn flaenorol
ACARAC (32) Papur 5 - Gwasanaethau Dwyieithog
ACAC (32) Papur 6 – Dadansoddi Data
ACARAC (32) Papur 7 - Rheolaeth Gyllidebol
4.5 Cafodd tri adroddiad archwilio mewnol eu cylchredeg y tu allan i'r pwyllgor ar 30 Mawrth a rhoes Gareth grynodeb o'r sylwadau/ymholiadau a ddaeth i law. Amlygwyd y ffaith y dylid canmol y gefnogaeth ar gyfer unigolion a'r defnydd o dechnoleg a nodwyd yn yr archwiliad o'r Gwasanaethau Dwyieithog Ehangach.
4.6 Yn yr archwiliad Dadansoddi Data, a gynhaliwyd gan TIAA, cadarnhawyd nad oedd arwydd o ymddygiad twyllodrus yn ystod y flwyddyn ariannol dan sylw. Awgrymodd aelodau Pwyllgor y dylai archwiliadau yn y dyfodol ddatgan yn glir mai nodi unrhyw dystiolaeth o ymddygiad twyllodrus yw eu hamcan.
4.7 Nododd yr archwiliad o Reolaeth Gyllidebol feysydd y gallai system ariannol newydd eu gwella. Cadarnhaodd Nia fod y datrysiadau a wneir â llaw yn effeithiol ond eu bod yn defnyddio llawer o adnoddau.
5.0 Eitem 5 - Y Strategaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2016-17
ACARAC (31) Papur 8 – Cynllun Amlinellol Archwilio Mewnol ar gyfer 2016-17
5.1 Cymeradwyodd y Pwyllgor strategaeth Gareth yn ei gyfarfod ym mis Chwefror gan groesawu ei gynllun amlinellol ar gyfer 2016-17.
5.2 Pan ofynnwyd iddo a ddylai ei gynllun gynnwys system gyllid newydd, cytunodd Gareth i drafod y mater â Nia i bennu lefel y sicrwydd yr oedd y bwrdd prosiect yn gofyn amdano.
5.3 Hefyd, cafodd y Pwyllgor rywfaint o wybodaeth bellach gan Gareth am yr adolygiad arfaethedig o ddiogelwch. Yn dilyn cyfnod o ailstrwythuro yn y tîm, roedd Gareth am sicrhau bod y newidiadau yn rhan annatod o'r maes gwasanaeth cyn iddo gynnal ei adolygiad.
5.4 Canolbwyntiodd trafodaeth ehangach ar y gwasanaeth diogelwch a ddarperir gan Heddlu De Cymru. Rhoes Claire sicrwydd i'r Pwyllgor fod y goblygiadau ariannol o gynyddu presenoldeb yr heddlu wedi cael eu hystyried yn ofalus i sicrhau eu bod yn angenrheidiol ac yn gost effeithiol.
5.5 Hefyd, cafwyd y wybodaeth ddiweddaraf gan Dave am y gwaith i asesu pa mor agored yw'r Comisiwn i risgiau diogelwch seiber, gan gynnwys cyflogi arolygydd o ogledd Cymru i helpu i nodi a rheoli risgiau o ran ymosodiadau i'n System Rheoli Adeilad.
Archwilio allanol
6.0 Eitem 6 - Y wybodaeth ddiweddaraf am y sefyllfa gyfan o ran yr holl faterion heb eu datrys a nodwyd yng nghyfrifon y llynedd ac unrhyw faterion eraill sy'n dod i'r amlwg.
ACARAC (32) Papur 9 - Y wybodaeth ddiweddaraf gan Swyddfa Archwilio Cymru
6.1 Cyflwynodd Matthew Coe bapur diweddaru ac amlygodd eitemau allweddol i'r Pwyllgor eu hystyried. Mae pob mater a godwyd yn archwiliad 2015-16 bellach wedi cael ei ddatrys.
6.2 Cadarnhaodd bod y dyddiadau ar gyfer y prif archwiliad o'r cyfrifon wedi cael eu cytuno gyda Nia, ond bod pryderon am yr effaith y byddai cynnal yr archwiliad pensiwn ar yr un pryd a chyda'r un person yn arwain yn ei chael ar adnoddau. Byddai Nia a Matthew yn trafod y mater y tu allan i'r cyfarfod er mwyn sicrhau y cedwir at yr amserlen.
6.3 Cadarnhaodd Matthew y byddai papurau, gan gynnwys yr ISA260, yn cael eu cyflwyno mewn pryd ar gyfer y cyfarfodydd ym mis Mehefin a mis Gorffennaf.
6.4 Mewn perthynas â'r system gyllid newydd, awgrymodd Matthew y dylai swyddogion ystyried a fyddai mewnbwn y Swyddfa Archwilio Cymru, megis arsylwi mewn cyfarfodydd bwrdd prosiect, yn ddefnyddiol o ran rhoi sicrwydd pellach.
Camau Gweithredu
- Nia Morgan i gysylltu â Swyddfa Archwilio Cymru ynghylch adnoddau ar gyfer archwiliadau o gyfrifon a phensiynau sydd i ddod.
- Nia Morgan i ystyried mewnbwn gan Swyddfa Archwilio Cymru ar brosiect y system gyllid newydd.
7.0 Eitem 7 - Protocol ar gyfer Cydweithio gydag Archwilio Mewnol: y Wybodaeth Ddiweddaraf
Eitem lafar
7.1 Dywedodd Gareth wrth y Pwyllgor i'r protocol gweithio wedi'i ddiweddaru a gymeradwywyd ym mis Ebrill 2015 gael ei adolygu a chafwyd ei fod yn ddilys o hyd. Mae'n cwrdd yn rheolaidd ag Arweinydd Tîm yn Swyddfa Archwilio Cymru i drafod y berthynas weithio barhaus. Croesawodd y Pwyllgor y dystiolaeth hon o barhad yn y berthynas weithio gref ag archwilwyr allanol.
7.2 Nododd y Pwyllgor hefyd y byddai Swyddfa Archwilio Cymru yn cynnal yr adolygiad allanol o gydymffurfio â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus.
8.0 Eitem 8 - Adolygu cynnydd o ran y cynllun gweithredu yn dilyn arolwg effeithiolrwydd ACARAC
ACARAC (32) Papur 10 - cynllun gweithredu canlyniadau arolwg 2016
8.1 Diolchodd y Cadeirydd i'r tîm am yr wybodaeth ddiweddaraf ynghylch y cynnydd a wnaed o ran y cynllun gweithredu a nododd y gwaith sy'n mynd rhagddo i adolygu'r dangosyddion perfformiad allweddol.
9.0 Eitem 9 – Adroddiad blynyddol drafft
ACARAC (32) Papur 11 - Adroddiad Blynyddol drafft 2016
9.1 Gwerthfawrogodd y Cadeirydd y sylwadau a oedd wedi dod i law am yr adroddiad blynyddol drafft. Cymeradwyodd y Pwyllgor y ddogfen a gyflwynwyd a chytunodd y tîm clercio i drefnu i'r adroddiad gael ei gyfieithu cyn ei gyflwyno'n ffurfiol i ysgrifenyddiaeth Comisiwn y Cynulliad.
Llywodraethu'r Comisiwn
10.0 Eitem 10 – Y wybodaeth ddiweddaraf am y gyllideb
ACARAC (32) Papur 12 - Y wybodaeth ddiweddaraf am y Gyllideb
10.1 Cyflwynodd Nia bapur yn nodi'r sefyllfa ariannol ddiweddaraf ar gyfer 2015-16. Roedd y papur hefyd yn cynnwys y wybodaeth ddiweddaraf am y gwaith i gyflawni cyllidebau yn y dyfodol.
10.2 Cafwyd rhagor o fanylion gan Claire am oblygiadau'r cynllun ymadael gwirfoddol a'r cynlluniau ehangach i ailstrwythuro rhai timau yn ystod y Pumed Cynulliad er mwyn sicrhau effaith gadarnhaol o ganlyniad i'r cynllun. Dywedodd y Cadeirydd fod y broses a ddilynwyd i bob golwg yn un gadarn, gyda sicrwydd annibynnol yn rhan o'r broses.
10.3 Eglurodd Nia na phennwyd targed arbed gwerth am arian ar gyfer 2016-17 gan nad oed angen adnewyddu contractau mawr, ond byddai cyfarfodydd rheolaidd â thimoedd Ystadau a Rheoli Cyfleusterau a TGCh yn debygol o nodi rhai arbedion ar wahân neu arbedion effeithlonrwydd. Eglurodd Claire rôl y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau wrth benderfynu sut i ddefnyddio'r arbedion a gafwyd orau.
10.4 Hefyd, hysbysodd Nia'r Pwyllgor fod ei thîm yn wynebu ychydig fisoedd heriol gan ei bod yn debygol y byddai strategaeth gyllideb newydd yn cael ei chyflwyno i Gomisiwn newydd y Cynulliad ym mis Mehefin.
11.0 Eitem 11 - Polisïau cyfrifyddu
ACARAC (32) Papur 13 - Polisïau cyfrifyddu
11.1 Nododd y Pwyllgor y papur hwn er gwybodaeth ac amlinellodd Nia'r mân newidiadau a wnaed ganddi.
11.2 Mewn perthynas â phrynu offer TG yn ôl y gofyn, rhoes Dave sicrwydd i'r Pwyllgor fod prisiau'n cael eu gwirio i sicrhau eu bod yn gystadleuol.
12.0 Eitem 12 - Y wybodaeth ddiweddaraf am dwyll a pholisïau chwythu'r chwiban
ACARAC (32) Papur 14 - Y Wybodaeth Ddiweddaraf am Bolisi Chwythu'r Chwiban a Pholisi Twyll
12.1 Yn dilyn adolygiad o'r ddau bolisi, hysbysodd Gareth y Pwyllgor y byddai'n gweithio gyda Phennaeth Adnoddau Dynol i roi cyhoeddusrwydd i'r polisi chwythu'r chwiban.
12.2 Croesawodd y Pwyllgor y dull hwn, yn enwedig gan na chofnodwyd dim achosion o chwythu'r chwiban, ac er bod hyn o bosibl yn golygu nad oedd lle i bryderu, gallai hefyd fod yn arwydd nad oedd cyflogeion yn gwybod am y polisi.
12.3 Byddai'r Adroddiad Blynyddol ar Dwyll yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor ym mis Mehefin.
13.0 Eitem 13 - Y wybodaeth ddiweddaraf am y fframwaith sicrwydd
ACARAC (32) Papur 15 - papur eglurhaol
ACARAC (32) Papur 15 - Atodiad A
ACARAC (32) Papur 15 - Atodiad B
13.1 Croesawodd y Cadeirydd y ddogfen fframwaith enghreifftiol a'r drafodaeth a gafwyd am y manteision o'i defnyddio yn y sefydliad.
13.2 Dywedodd Dave a Kathryn y byddent yn rhoi sylw i adborth gan aelodau'r Bwrdd Rheoli wrth ystyried y ffordd fwyaf effeithlon ac effeithiol o gael sicrwydd yn y dyfodol.
Camau gweithredu
- Gareth i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am y defnydd pellach o'r Fframwaith Sicrwydd.
14.0 Eitem 14 - Datganiad Llywodraethu Drafft 2015-16
ACARAC (32) Papur 16 - papur eglurhaol a datganiad llywodraethu drafft 2015-16
14.1 Cyflwynodd Claire y datganiad llywodraethu drafft i'r Pwyllgor a diolchodd i Keith Baldwin am ei gyfraniad yn sesiwn her y Bwrdd Rheoli ym mis Chwefror. Ychwanegodd Keith fod y broses wedi gweithio'n dda, yn arbennig y pwyslais ar ddatganiadau gan Gyfarwyddwr.
14.2 Roedd gwaith drafftio Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon y Comisiwn yn mynd rhagddo'n dda ac roedd Claire yn hyderus y byddai'n cael ei gwblhau yn brydlon.
14.3 Gwnaeth y Pwyllgor rai mân awgrymiadau a fyddai'n cael eu hystyried ar gyfer y drafft nesaf, ond croesawyd y cyfle i weld y datganiad yn gynnar ac roedd y cynnydd a wnaed o ran yr Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon yn dda ganddynt.
Camau gweithredu
- Claire i ystyried cynnwys siart strwythur trefniadaethol o dan y pennawd priodol yn y Datganiad Llywodraethu.
15.0 Eitem 15 - Y wybodaeth ddiweddaraf am y cyfnod trosglwyddo i'r Pumed Cynulliad
Eitem lafar
15.1 Roedd Claire yn falch o adrodd bod y cynlluniau trosglwyddo i'r Pumed Cynulliad i gyd ar y trywydd iawn a chanmolodd y tîm am eu gwaith caled.
15.2 O safbwynt Aelodau'r Cynulliad, roedd Angela Burns am ganmol y rhai a gymerodd rhan gan fod y trefniadau wedi cael eu trin a'u hesbonio yn dda iawn.
15.3 Llongyfarchodd y Cadeirydd Claire a'i thîm ar eu gwaith paratoi trylwyr.
16.0 Eitem 16 – Adroddiad risgiau corfforaethol
ACARAC (32) Papur 17 - Risgiau Corfforaethol
ACARAC (32) Papur 17 - Atodiad A - Adroddiad Cryno ar Risgiau Corfforaethol
ACARAC (32) Papur 17 - Atodiad B - Risgiau Corfforaethol sydd wedi eu nodi
16.1 Croesawodd y Pwyllgor yr adroddiad a nododd ddwy risg newydd a ychwanegwyd ers y cyfarfod ym mis Chwefror. Hefyd, gwnaeth y Cadeirydd sylw am aeddfedrwydd y broses adolygu ar gyfer y Gofrestr Risg Gorfforaethol, gyda difrifoldeb risgiau yn cael eu hadolygu'n rheolaidd a risgiau yn cael eu hychwanegu neu eu dileu fel y bo'n briodol.
16.2 Cytunodd y swyddogion ag awgrym y Pwyllgor fod effaith gyfunol y newidiadau sydd ar fin digwydd ar lefel uwch yn sylweddol o bosibl. Y flwyddyn nesaf, bydd y Prif Weithredwr a Chlerc y Comisiwn yn gadael, bydd Ysgrifennydd Parhaol newydd, Llywydd newydd a Chomisiynwyr newydd yn cael eu penodi, ac mae posibiliad y gwelir newidiadau lefel uchel eraill. Cytunwyd y byddai'r Rheolwr Risg yn adolygu a ddylid ychwanegu risg briodol at Gofrestr Risg Gorfforaethol y Comisiwn.
16.3 Cytunwyd hefyd i asesu'r risg o weithredu system gyllid newydd tra bo Cyfarwyddwr Cyllid newydd yn cael ei recriwtio.
16.4 Mewn ymateb i sylwadau gan aelodau'r Pwyllgor fod difrifoldeb risg yn ddigyfnewid i raddau helaeth, esboniodd Kathryn y gallai effaith neu debygolrwydd y risgiau fod wedi newid ond nid sgôr difrifoldeb y risg yn gyffredinol. Mae'n fwriad ganddi ychwanegu'r rhain at adroddiadau yn y dyfodol.
Camau gweithredu
- Kathryn Hughes i hwyluso'r broses o drafod a oedd angen risg gorfforaethol newydd i adlewyrchu effaith bosibl newidiadau sylweddol ar lefel uwch.
- Kathryn Hughes a Nia Morgan i ailedrych ar y risgiau cyfunol ynghlwm wrth weithredu system gyllid newydd tra bo Cyfarwyddwr Cyllid newydd yn cael ei recriwtio.
17.0 Eitem 17 - Archwiliad beirniadol o risg unigol a nodwyd - rheoli ariannol
ACARAC (32) Papur 18 - Risg Rheoli Ariannol
ACARAC (32) Papur 18 - Atodiad A - ROAP ar gyfer Risg Rheoli Ariannol
17.1 Cyflwynodd Dave yr archwiliad o'r risg rheoli ariannol. Roedd hwn yn gyfnod tyngedfennol i'r sefydliad, wrth i'r cyfrifon blynyddol gael eu cwblhau, wrth i strategaeth y gyllideb gael ei chyflwyno i'r Comisiwn newydd, a'r prosiect i newid y system gyllid, ond cafodd y Pwyllgor sicrwydd ganddo fod tîm medrus a chymorth cadarn ar waith.
18.0 Eitem 15 - Papurau i'w nodi ac unrhyw fater arall
ACARAC (32) Papur 19 – Cylch Gorchwyl
ACARAC (32) Papur 20 - Crynodeb o'r ymadawiadau
ACARAC (32) Papur 21 - Y flaenraglen waith
18.1 Cytunwyd ar y Cylch Gorchwyl diwygiedig.
18.2 Nododd y Pwyllgor y tri achos lle y gwyrwyd oddi ar weithdrefnau caffael arferol.
18.3 Daeth y Cadeirydd â'r cyfarfod i ben drwy ddiolch i bawb am eu papurau a'u cyfraniadau.
Sesiwn breifat
Cafwyd sesiwn breifat i aelodau'r Pwyllgor gyda Matthew Coe, chynrychiolydd archwilio allanol y Comisiwn, yn bresennol. Nid ysgrifennwyd cofnodion.
Bwriedir cynnal y cyfarfod nesaf ar 13 Mehefin 2016.